«1С:ЭДО» – это сервис 1С:ИТС, который позволяет обмениваться между контрагентами счетами, актами выполненных работ и товарными накладными непосредственно из конфигураций «1С:Предприятие» без создания внешних файлов.

В информационном письме № 2016-1041 от 30.12.2016 г. было объявлено о поэтапном запуске сервиса «1С:ЭДО«: для всех пользователей сервиса «1С:Звіт» был бесплатно добавлен электронный документооборот первичными документами с контрагентами. Многие пользователи сервиса «1С:Звіт» начали  получать счета/акты в электронном виде от таких компаний, как ПАО «Укртелеком», ЧАО «Киевстар», предприятия водоканала и др., а также начали обмен первичными документами со своими контрагентами, использующими сервис «1С:Звіт», M.E.Doc и Сота.

Настоящим письмом мы сообщаем о выделении электронного документооборота в отдельный сервис «1С:ЭДО» и начале его коммерческого распространения с 1 мая 2017 года.

«1С:ЭДО» – это сервис 1С:ИТС для пользователей программных продуктов «1С:Предприятие», с помощью которого можно обмениваться любыми электронными документами со своими контрагентами. Тесная интеграция сервиса «1С:ЭДО» с типовыми конфигурациями «1С:Предприятия» позволяет обмениваться между контрагентами счетами, актами выполненных работ и товарными накладными непосредственно из конфигураций «1С:Предприятие» без создания внешних файлов.

Сервис «1С:ЭДО» предоставляет следующие возможности:

• создание документов по существующим шаблонам непосредственно в сервисе «1С:ЭДО«;
• выгрузка счетов, актов выполненных работ и товарных накладных из типовых конфигураций «1С:Предприятие» в сервис «1С:ЭДО» нажатием одной кнопки без использования промежуточных файлов и дополнительных обработок (прямая интеграция);
• подписание, шифрование и отправка документов контрагентам-пользователям, использующим сервис «1С:ЭДО«, а также программы M.E.Doc и Сота, по прямому соединению или по почтовому соединению через транзитный сервер СДО (сервер документооборота), или средствами электронной почты;
• получение от своих контрагентов, использующих сервис «1С:ЭДО» или программы M.E.Doc и Сота, электронных документов;
• загрузка из сервиса «1С:ЭДО» в типовые конфигурации «1С:Предприятие» счетов, актов выполненных работ и товарных накладных нажатием одной кнопки без использования промежуточных файлов и дополнительных обработок (прямая интеграция).

Сервис «1С:ЭДО» позволит сэкономить время и средства, уйдя от необходимости распечатывать и выдавать (отправлять по почте) бумажные копии бухгалтерских документов своим контрагентам.

Обращаем внимание, что с 01.05.2017 г. в сервисе «1С:Звіт» будет отключено бесплатное использование сервиса электронного документооборота за исключением обмена налоговыми документами, который по прежнему остается доступным в сервисе «1С:Звіт».

Стоимость договоров на сервис «1С:ЭДО»

С 27.04.2017 г. можно приобрести следующие договора на сервис «1С:ЭДО«:

Условия оформления договоров на сервис «1С:ЭДО»

Договор на сервис «1С:ЭДО» может оформить любой пользователь основной поставки «1С:Предприятия», зарегистрировавший ее у правообладателя.

На один регистрационный номер основной поставки «1С:Предприятия» можно оформить только один договор «1С:ЭДО. Основное подключение«. При оформлении договора на сервис «1С:ЭДО» необходимо обязательно указать регистрационный номер основной поставки «1С:Предприятие» и код (ЕГРПОУ или ГРФЛ) пользователя.

При необходимости подключения нескольких организаций к сервису «1С:ЭДО«, учет для которых ведется при помощи одной основной поставки, следует оформить договор «1С:ЭДО. Дополнительное подключение«. Он может быть оформлен только в дополнение к договору «1С:ЭДО. Основное подключение» и только на срок до окончания действия основного договора. Стоимость оплати рассчитывается исходя из оставшегося срока действия основного договора и стоимости договора «1С:ЭДО. Дополнительное подключение» на 1 месяц.

Для оформления договора пользователям рекомендуем обращаться в Центры сопровождения или к сертифицированным сервисным партнерам (http://1c.ua/firm/partner/service/), а также к другим партнерам 1С:Франчайзи (http://1c.ua/firm/partner/franch/).

Пользователи сервиса «1С:Звіт«, приобретая доступ к сервису «1С:ЭДО«, получают интегрированную систему электронной отчетности и документооборота с единым интерфейсом.

Особенности оформления договоров на сервис «1С:ЭДО»

1. Основной договор на сервис «1С:ЭДО» может быть оформлен на срок от 1 до 12 месяцев.
2. При наличии у пользователя доступа к сервису «1С:Звіт«, рекомендуем первый раз оформить доступ к сервису «1С:ЭДО» на срок до окончания действия сервиса «1С:Звіт«. В дальнейшем, рекомендуем продлевать оба сервиса на одинаковый срок для упрощения администрирования.
3. Договор «1С:ЭДО. Дополнительное подключение» может быть оформлен только в дополнение к договору «1С:ЭДО. Основное подключение» и только на срок до окончания действия договора «1С:ЭДО. Основное подключение«. В случае, если при подаче заявки на оформление данного договора будет указан период меньше или больше оставшегося периода основного договора, то срок договора на дополнительное подключение к сервису «1С:ЭДО» будет автоматически приведен в соответствие с периодом основного договора и стоимость будет рассчитана исходя из откорректированного срока.

Например, если срок основного договора заканчивается через 6 месяцев, а в заявке указано значение 5 или 7 месяцев, то при регистрации срок действия «1С:ЭДО. Дополнительное подключение» будет автоматически изменен на 6 месяцев.

4. Стоимость договора на текущий месяц остается неизменной вне зависимости от даты оформления договора.
5. При наличии у пользователя сетевого доступа к сервису «1С:Звіт» повторно приобретать переход на сетевое использование для сервиса «1С:ЭДО» не нужно – при активации «1С:ЭДО» сервис сразу будет работать в сетевом режиме.

Интеграция сервиса 1С:ЭДО с типовыми конфигурациями «1С:Предприятия»

На дату начала коммерческого использования сервиса «1С:ЭДО» полная интеграция будет реализована в нижеприведенных типовые конфигурации:

• 1С:Бухгалтерия 8 для Украины, редакция 1.2, начиная с версии 1.2.41;
• 1С:Предприятие 8. Управление торговым предприятием для Украины, редакция 1.2, начиная с версии 1.2.42.

В дальнейшем список конфигураций, поддерживающих интеграцию с сервисом «1С:ЭДО«, будет расширяться.

Сервисное обслуживание

Сервисное обслуживание сервиса «1С:ЭДО» осуществляется в период действия договора обслуживающей компанией, а также линией консультаций компании «1С-СЭД»:

• e-mail hotline@1c-sed.com.ua;
• тел. + 380 (44) 4906699;
• через сервис «1С-Коннект»;
• на форуме http://1c-sed.com.ua/forum/viewtopic.php?f=7&t=214;
• на странице Facebook https://www.facebook.com/1CZVIT/.

Обновление сервиса «1С:ЭДО» и средств интеграции сервиса с «1С:Предприятием» выполняются раздельно.

Сервис «1С:ЭДО» можно обновить двумя способами:

• Способ 1. Программа с определенной периодичностью автоматически проверяет наличие обновлений на сайте http://www.1c-sed.com.ua. Запустить поиск обновлений также можно вручную в программе из меню «Сервіс» — «Оновити програму».
• Способ 2. Пользователь самостоятельно может скачать актуальное обновление с сайта http://1c-sed.com.ua/texts.php?idd=16, а затем установить его.

Во всех перечисленных способах при запуске обновления, все действия по установке выполняются автоматически.

Обновление средств интеграции сервиса «1С:ЭДО» с типовыми конфигурациями «1С:Предприятия» осуществляется в виде выпуска обновлений типовых конфигураций. Новые обновления предоставляются пользователям через сервис «1С:Обновление программ» (https://portal.1c.eu/applications/4/).

Перед началом работы

Ознакомьтесь с правовыми аспектами использования электронного документооборота, приведенными в Приложении к данному информационному письму.

Рекомендуем пользователям добавить в договора со своими контрагентами пункт о новой схеме обмена первичными документами с такой формулировкой:

«Стороны соглашаются, что счета, акты и накладные за услуги или товары, полученные по настоящему Договору, будут предоставлены исключительно в электронном виде, составлены согласно действующему законодательству об электронных документах, электронном документообороте и электронной цифровой подписи, с заполнением всех обязательных реквизитов и наложением электронной цифровой подписи уполномоченного лица и печати».

Если договор был подписан ранее, то рекомендуется внести указанные изменения, подписав дополнительное соглашение.

Приложение

Правовые аспекты использования электронного документооборота

Действующим законодательством Украины предусмотрено создание и обмен первичными документами в электронном виде. Оформление таких документов регламентируют следующие законодательные акты:

• Податковий кодекс України;
• Цивільний кодекс України;
• Закон України №851 «Про електронні документи та електронний документообіг»;
• Закон України №852 «Про електронний цифровий підпис»;
• Закон України №996 «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні»;
• Постанова КМУ №680 «Про затвердження Порядку засвідчення наявності електронного документа (електронних даних) на певний момент часу».

Законы Украины «Об электронных документах и электронном документообороте» (далее – Закон №851) и «Об электронной цифровой подписи» устанавливают основные организационно-правовые основы электронного документооборота, использование электронных документов, правовой статус электронной цифровой подписи и регулируют отношения в сфере использования электронной цифровой подписи.

Статьей 207 Гражданского кодекса Украины определено, что «сделка считается совершенной в письменной форме, если ее содержание зафиксировано в одном или нескольких документах (в том числе электронных), в письмах, телеграммах, которыми обменялись стороны». Использование при совершении сделок электронной подписи допускается в случаях, установленных законом.

Статьей 5 Закона №851 определено, что электронный документ – документ, информация в котором зафиксирована в виде электронных данных, включая обязательные реквизиты документа.

Так, в соответствии со статьей 6 Закона №851, электронная подпись является обязательным реквизитом электронного документа, который используется для идентификации автора и/или подписанта электронного документа другими субъектами электронного документооборота.

Наложением электронной подписи завершается создание электронного документа.

Статьей 14 Закона №851 установлено, что электронный документооборот осуществляется в соответствии с законодательством Украины или на основании договоров, определяющих взаимоотношения субъектов электронного документооборота. Использование электронного документа в гражданских отношениях осуществляется согласно общим требованиям совершения сделок, установленными гражданским законодательством.

В соответствии с пунктом 2 статьи 9 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» (далее – Закон №996), первичные и сводные учетные документы могут быть составлены на бумажных или машинных носителях и должны иметь обязательные реквизиты, определенные этим пунктом, в частности, должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления и личная подпись или другие данные, позволяющие идентифицировать лицо, принимавшее участие в осуществлении хозяйственной операции.

При этом, пунктом 2.3 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Министерства финансов Украины от 24 мая 1995 года №88, зарегистрированного в Министерстве юстиции Украины 5 июня 1995 г. под №168/704, установлено, что первичные документы, созданные в электронном виде, применяются в бухгалтерском учете при условии соблюдения требований законодательства об электронных документах и электронном документообороте.

В то же время, пунктом 3 Порядка применения электронной цифровой подписи органами государственной власти, органами местного самоуправления, предприятиями, учреждениями и организациями государственной формы собственности, утвержденной постановлением Кабинета Министров Украины от 28 октября 2004 г. №1452, органы государственной власти применяют электронную цифровую подпись для совершения сделок с участием других юридических и физических лиц только при наличии у них усиленных сертификатов открытых ключей.

То есть, органы государственной фискальной службы Украины могут заключать договоры, определяющие их взаимоотношения в сфере электронного документооборота, в частности, признание электронной цифровой подписи налогоплательщиков или должностных лиц налогоплательщиков, только при условии использования ими усиленных сертификатов открытых ключей.

Пунктом 6 статьи 9 Закона №996 установлено, что, в случае составления и хранения первичных документов и регистров бухгалтерского учета на машинных носителях информации, предприятие обязано за свой счет изготовить их копии на бумажных носителях по требованию других участников хозяйственных операций, а также правоохранительных органов и соответствующих органов в пределах их полномочий, предусмотренных законами.

В то же время, пунктом 85.2 статьи 85 Налогового кодекса Украины (далее – НКУ) определено, что налогоплательщик обязан предоставить должностным (служебным) лицам контролирующих органов в полном объеме все документы, принадлежащие или связанные с предметом проверки. Такая обязанность возникает у налогоплательщика после начала проверки.

Кроме того, пунктом 85.8 статьи 85 НКУ установлено, что должностное (служебное) лицо контролирующего органа, проводящее проверку, в случаях, предусмотренных настоящим НКУ, вправе получать от налогоплательщика или его законных представителей копии документов, относящихся к предмету проверки. Такие копии должны быть заверены подписью налогоплательщика или его должностного лица и скреплены печатью (при наличии).

Аналогично, пунктом 85.4 статьи 85 НКУ установлено, что при проведении проверок должностные лица контролирующего органа имеют право получать от налогоплательщиков надлежащим образом заверенные копии первичных финансово-хозяйственных, бухгалтерских и других документов, свидетельствующих о сокрытии (занижении) объектов налогообложения , неуплате налогов, сборов (обязательных платежей), нарушении требований другого законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы.

Согласно статье 12 Закона №851 проверка целостности электронного документа проводится путем проверки электронной цифровой подписи.

Абзацем шестым статьи 7 Закона №851 определено, что копией документа на бумаге для электронного документа является визуальное представление электронного документа на бумаге, которое заверено в порядке, установленном законодательством.

Порядок заверения наличия электронного документа (электронных данных) на определенный момент времени, утвержден постановлением Кабинета министров Украины от 26 мая 2004 года № 680.

Учитывая изложенное, контрагенты могут осуществлять ведение в электронном виде документов по учету доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения (налоговых обязательств), первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов (представление их в орган государственной фискальной службы, в частности, при проведении проверки) при условии соблюдения налогоплательщиком требований, определенных законодательством, а именно:

• такие документы будут подписываться электронной цифровой подписью, усиленный сертификат которого предоставлено налогоплательщиком в орган государственной фискальной службы в соответствии с договором о признании электронных документов, заключенного с органом государственной фискальной службы;
• при проведении проверок должностные лица органа государственной фискальной службы будут получать от налогоплательщика или его законных представителей копии документов, относящихся к предмету проверки.

Следует отметить, что пунктом 44.1 НКУ установлено, что для целей налогообложения налогоплательщики обязаны вести учет доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения и/или налоговых обязательств, на основании первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством.

Налогоплательщикам запрещается формирование показателей налоговой отчетности, таможенных деклараций на основании данных, не подтвержденных документами, определенными абзацем первым настоящего пункта.

То есть, невыполнение налогоплательщиком указанных в законодательстве требований к первичным документам и другим документам, связанным с исчислением и уплатой налогов и сборов, которые ведутся в электронном виде, необходимых для их признания контролирующими органами, является основанием для непризнания их подтверждающими документами такими органами.